Workflow Management inklusive
Ad-hoc- und Standard-Workflows

In jeder Verwaltung gibt es spontane und wiederkehrende Arbeitsabläufe, in denen Dokumente wie z.B. Rechnungen, Urlaubsanträge, interne Informationen o.ä. an bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen weitergeleitet und bearbeitet werden müssen.

Diese Abläufe können in ELO einfach und übersichtlich mit Hilfe des im Standardumfangs bereits enthaltenen Adhoc- und Standard-Workflows abgebildet werden.

Der Adhoc-Workflow
Der Adhoc-Worklow bietet sich für einfache serielle (nacheinander) oder parallele (gleichzeitige) interne Abläufe an, beispielsweise für das schnelle und einfache Verteilen von Dokumenten oder ganzen Registern und Projektakten an mehrere Mitarbeiter oder Gruppen. Der Adhoc-Workflows ist einfach und bequem von jedem Mitarbeiter konfigurierbar:

Abb: Konfiguration eines Adhoc-Workflows


Der Standard-Workflow
Für identische und häufig wiederkehrende interne Abläufe wie z.B. Rechnungsprüfung, Urlaubsanträge, Freigabe-Szenarien etc. ist der ELO Standard-Workflow ideal geeignet. Hier kann jeder Anwender mit entsprechender Berechtigung beliebig viele Workflows selbst definieren - ohne Programmieraufwand und einfach über ein grafische Benutzeroberfläche:

Abb: Workflow-Management für Standard-Workflows


Vorteil 1 - Effektiv und überschaubar
Die standardmäßig integrierte Workflow-Steuerung hilft, die große Flut der unterschiedlichsten Dokumente gezielt und sicher in die Arbeitsabläufe einzufügen. Sie erlaubt es, die einzelnen Arbeitsschritte zu optimieren und diese durch vorstrukturierte Prozessketten effektiver und überschaubarer zu gestalten. Liege- und Transportzeiten der Dokumente werden minimiert. Detaillierte Reportfunktionen gewährleisten, gezielt Informationen über ein Dokument oder den betroffenen Arbeitsprozess zu erhalten. So lässt sich jederzeit der Aufenthalt eines Dokuments innerhalb des Unternehmens feststellen und der dazugehörige Bearbeitungsstatus (Laufweg, Bearbeitungsfrist) ermitteln.

Vorteil 2 - Transparent und zeitsparend
Die Wege bestimmter Dokumente oder Arbeitsvorgänge sind meist standardisierbar. In ELO lassen sie sich mit Hilfe grafischer Ablaufschemata übersichtlich definieren. Der Einsatz der Ablaufsteuerung macht innerbetriebliche Abläufe transparenter und hilft, alle Geschäftsfälle zeitoptimiert durch das Unternehmen zu steuern. Die Vorteile der Ablagestrukturierung – Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register – in ELOprofessional lassen sich auch innerhalb der Ablaufsteuerung optimal einsetzen. So können z.B. ganze Ordner oder einzelne Register komplett mit den darin befindlichen Dokumenten zur Bearbeitung automatisiert werden.

Vorteil 3 - Intelligent und flexibel
Mit dem Modellierungsmodel lassen sich einzelne Geschäftsprozesse mit Ihren komplexen Ablagestrukturen abbilden. Verschlagwortungsinformationen können durch Entscheidungskriterien automatisiert übernommen werden. Anhand von Vergleichsoperationen und Abfragewerten kann beispielsweise ein Rechnungsbetrag geprüft und bewertet werden. Die Rechnung wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Überschreitet ein Rechnungsbetrag eine bestimmte Summe, kann die Rechnung über den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Verteiler- und Sammelstellen sorgen für zielgerichtetes, paralleles Dokumentenrouting im Prozessablauf.