Formularerkennung und -verarbeitung

Die automatische Erkennung und Verarbeitung von Formularen gehört mit zu den wichtigsten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems. 

Bei der Wahl der richtigen Lösung ist u.a. zu berücksichtigen, um wie viele unterschiedliche Formulare es sich handelt und wie gut die Qualität der Dokumente ist.

Qualität der Belege - Wahl des richtigen Scanners
Die Qualität der gescannten Dokumenten ist der wichtigste Einflussfaktor auf die spätere Erkennungsrate. Daher empfiehlt sich der Einsatz eines professionellen Dokumentenscanners mit integrierten Bildoptimierungsfunktionen wie Kontrastverbesserung und Ausrichtung. Mehr zu Scannern...

Erkennung ohne / mit Verifikation
Nachdem die Belege in bestmöglicher Qualität eingescannt wurden, können sich bei der Erkennung trotzdem noch zahlreiche Fehler ergeben. Als Beispiel dient die Erkennung der Buchstaben il1I (kleines i, großes i, Zahl eins, kleines L). Ein reines Auslesen und Erkennen der Daten aus dem Formular würde bei der Erkennung von Zahlen wie Rechnungsnr., Kundennr., Datum etc.zu zahlreichen Fehlern führen.

Daher empfiehlt sich nach der Erkennung eine Verifikation der ausgelesenen Daten mit vorhandenen Daten aus einer Datenbank, z.B. einem ERP-System. Hierdurch können Fehler erheblich reduziert und die Qualität der ausgelesenen Daten erhöht werden. Manchmal kann jedoch auch eine einfache Formularerkennung ohne Verifikation, z.B. für die automatische Indexierung und Ablage ausreichend sein.

Möglichkeiten der Formularerkennung

ohne Verifikation: Einfache Formularerkennung mit ELO COLD Formularerkennung
mit Verifikation: Qualifizierte Formularerkennung mit ELO DocXtractor II oder Rechnungsmanager


Ablauf der qualifizierten Formularerkennung mit DocXtractor

1. Klassifizierung des Dokuments
Der DocXtractor führt zunächst eine OCR-Volltextsuche über das gesamte Dokument durch und versucht durch Merkmale auf dem Dokument die Formularart (z.B. Bestellung, Schriftverkehr-Vertragsänderung etc.) zu bestimmen.

Anschließend erfolgt durch einen Abgleich der erkannten Daten mit Stammdaten aus einem ERP-System die Zuordnung zu einem Stammdatensatz (z.B. Kunde, Lieferant). Dies kann z.B. auch über die Faxkennung des Absenders erfolgen.

Ist dies nicht möglich, wird das Dokument auf einem Verifier Arbeitsplatz einem Mitarbeiter zur Sichtprüfung vorgelegt. Dieser entscheidet dann über die weitere Verarbeitung des Dokuments und erfasst ggf. die Daten manuell direkt im Verifier.

2. Auslesen der Daten
Nach der Zuordnung zu einem Stammdatensatz erfolgt die Erkennung und Verifikation der gewünschten Daten aus dem Dokument. Dies können neben Zahlen und Buchstaben auch Ankreuzfelder oder Unterschriftsfelder sein. Bei allen Schritten der Verifikation wird das Dokument im Fehlerfall einem Mitarbeiter über einen Verifier-Arbeitsplatz zur Sichtprüfung zur Verfügung gestellt. Hier kann er manuell Daten löschen, ändern oder ergänzen.

Nach vollständiger Erkennung oder Nachbearbeitung durch einen Mitarbeiter wird das Dokument nebst Buchungssatz nach das ERP-System (z.B. SAP) übergeben. Dabei können entsprechende Merkmale aus der Erkennung wie z.B. O für Order, E für Error (bei fehlerhaften oder nicht erkannten Dokumenten) etc. mitgegeben werden, um z.B. in SAP automatisch einen Workflow für die weitere Bearbeitung zu starten.

Durch die Lernfähigkeit des DocXtractors erhöht sich die Erkennungsrate stetig mit der Anzahl der verarbeiteten Belege. Von besonderem Vorteil ist die nicht koordinatengesteuerte sondern intelligente Erkennung von Daten, da bei Änderungen im Formular nicht zwingend auch eine Anpassung der DocXtractor Konfiguration erforderlich ist.


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