a) Archivierung digital signierter Dokumente
Die Archivierung digital signierter Dokumente ist im bereits Standard aller drei ELO Produktlinien integriert. Damit können digital signierte Dokumente einfach und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Besonders das Verwalten signierter elektronischer Rechnungen wird zum Kinderspiel. Weitere Vorteile: Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

So kann der Anwender z.B. die elektronische Signatur eines Dokuments direkt aus ELO heraus überprüfen. Die Signatur sichert dadurch nicht nur Dokumente gegen Manipulation, sondern beweist auch, wer das Dokument unterzeichnet hat und ob die digitale Unterschrift zum Zeitpunkt der Signierung überhaupt gültig war.

Mit der ELO Signatur können auch Kosten gesenkt werden. Das Finanzamt beispielsweise akzeptiert den Vorsteuerabzug bei Online-Rechnungen nur dann, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen sind. Gerade deshalb werden Bedienerfreundlichkeit und einfache Handhabung bei der Elektronischen Signatur von ELO groß geschrieben.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die ELO Signaturkomponente vereinfacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erheblich. Zudem unterstützt ELO Chipkarten aller akkreditierten Trustcenter in Deutschland. Der rechtliche Rahmen der elektronischen Signatur ist im Signaturgesetz (SigG) vom 16.05.2001 definiert. Damit ist die Gleichstellung der elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift rechtswirksam.

b) Signieren von Dokumenten aus dem ELO Archiv
Mit dem Zusatzmodul ELO OPENLiMiT CC Sign können Sie selbst Dokumente aus dem ELO Archiv digital signieren und per E-Mail versenden.

In die Arbeitsoberfläche von ELO wurde die Digitale Signatur vollständig integriert, so dass es mit einem Mausklick möglich ist, im ELO Archiv befindliche Dokumente qualifiziert zu signieren. Sie benötigen lediglich einen Kartenleser oder eine Tastatur mit Karteniesevorrichtung, eine für Sie authentifizierte Karte mit ihren persönlichen Daten und schon können Sie in ELO jedes Dokument persönlich signieren. Die Signatur und die Verschlüsselung der Daten wird mit einer Signaturkarte durchgeführt, basierend auf einer Public Key Infrastruktur (PKI). Bei dem Signaturvorgang wird der private Schlüssel auf der Karte (Fingerprint) verwendet um zu verschlüsseln.

Damit kann ELO sicherstellen das nur der Karteninhaber das Dokument signiert hat, denn nur er hat die Karte und die PIN. Soll im Archiv die Signatur geprüft werden, wird der öffentliche Schlüssel verwendet. Bei der Verschlüsselung werden die beiden Schlüssel in umgekehrter Reihenfolge eingesetzt. Beim Verschlüsseln kommt der öffentliche Schlüssel des Empfängers zum Einsatz, so dass nur dieser die Daten wieder entschlüsseln kann. Mit der Digitalen Signatur und ELO ist die Verifikation der persönlichen Identität sogar Online über ein Trustcenter im normalen Archivbetrieb möglich. Alle Anforderungen an die digitale Signierung von Dokumenten werden hier erfüllt.

Das Produkt OPENLiMiT® CC Sign ist die universelle Client-Anwendung für die Erzeugung und Prüfung qualifizierter Signaturen und für die Nutzung von Signatur-, Verschlüsselungs- und Authentisierungsfunktionen in zahlreichen Mail-Clients oder Browsern auf Windows Systemen.