|
E-Mail Management und Archivierung
revisionssicher und gesetzeskonform
mit autom. Vorgangs-/Kunden- und Projektzuordnung
E-Mails gehören zur täglichen Arbeit wie der PC und das Telefon. Wurden früher Briefe und Faxe in unzähligen Ordnern und Regalen archiviert, heute sammeln sich noch weitaus mehr E-Mails in den persönlichen Postfächern der Benutzer. Jeder Benutzer strukturiert sich dabei sein Outlook individuell und speichert über Jahre unzählige E-Mails in seinem Postfach ab.
Dies entspricht jedoch nicht den gesetzlichen Anforderungen!
Mit ELO XC, der serverbasiserten E-Mail Archivierung können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch dem dazugehörigen Vorgang (z.B. Rechnung, Projekt, Kreditor) zuordnen und erfüllen erst damit die gesetzlichen Anforderungen:
Die Vorteile im Überblick:
- Automatische serverbasierte Archivierung
- Regelbasierte Zuordnung zu Rechnung, Projekt, Kunde, Lieferant etc.
- Revisionssicher gem. gesetzlicher Anforderungen
- Autom. Prüfung digital signierter Rechnungen
inkl. Erstellung eines Prüfprotokoll als Anhang zur Rechnung
- Zentrale Ablage und Datensicherung aller E-Mails
- Zentraler Zugriff auf alle E-Mails von allen berechtigten Mitarbeitern
- Entlastung und Performance-Steigerung des Exchange Servers
- Erfüllung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderung
an die Archivierung des elektronischen Geschäftsverkehrs
- Volltextsuche in allen E-Mails - inkl. aller E-Mail Anhänge
Praxisbeispiel einer serverbasierten E-Mail Archivierung:
Erläuterungen:
1. Automatische Archivierung ins das Mail-Archiv "SAFE"
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch, revisionssicher und damit gesetzeskonform in das ELO Mail-Archiv archiviert. Der Zugriff auf dieses Mail Archiv ist nur bei besonderen Anforderungen (z.B. gerichtliche Verfahren) und nur mit dem 4-Augen-Prinzip (geteiltes Passwort) erlaubt.
2. Zustellung der E-Mail an den Anwender
Die E-Mails werden wie bisher dem Anwender in seinem Outlook zur Verfügung gestellt.
3. Automatische Archivierung ins Produktiv-Archiv
Nach 14 Tagen (Zeitraum variabel) und dem Status gelesen wird die E-Mail definierbaren Regeln in das Produktivarchiv übertragen und dabei direkt einem Vorgang (z.B. Rechnung), Projektakte, Kunden- oder Lieferantenschriftverkehr etc. zugeordnet. Nicht vorhandene Archivstrukturen werden dabei erstellt.
Bis dahin noch nicht gelesene oder gelöschte E-Mails werden nicht archiviert. Von den archivierten E-Mails verbleibt im Outlook des Anwenders nur ein Link. Damit wird der Exchange Server bereits nach 14 Tagen erheblich entlastet.
4. Löschung des Links
Nach 3 Monaten (Zeitraum variabel) wird auch der Link gelöscht. Durch die Löschung des Links wird weiterer Speicher im Exchange Server freigegeben und Performance und Übersichtlichkeit optimiert.
Warum doppelte Archivierung?
Durch die doppelte Archivierung der E-Mails im originären Format (E-Mail inklusive Anhänge), einmal im E-Mail Archiv und einmal im Produktivarchiv, ist ein Nachweis über den originären Zustand und die Vollständigkeit aller E-Mails möglich.
Dies erfordert zwar auch doppelte Speicherkapazität - jedoch nur auf einem erheblich günstigeren Storage statt im Exchange Server. Zwar ist auch eine Referenzierung der Anhänge mit ELO möglich, dies würde aber das originäre Format der E-Mail zerstören. Daher empfehlen wir, Dubletten nicht softwareseitig, sondern hardwareseitig zu beseitigen. Dies ist mit der s.g. Daten-Dedublizierung bestimmter Storage Systeme ebenfalls automatisch möglich.
Gern erstellen wir Ihnen auch ein konkretes Konzept für die Archivierung der E-Mails in Ihrem Unternehmen! Kontakt
Suche aus Outlook im ELO Archiv
 Die Suche und Anzeige der Dokumente kann sowohl über den ELO Client wie auch durch eine Outlook Erweiterung erfolgen. Durch die Archivierung im original Outlook MSG Format bleiben die Verarbeitungsfunktionen wie z.B. „Antworten", „Weiterleiten" und „Erneut senden" aktiv.
Zusätzlich ist eine Recherche im E-Mail Text sowie in den Anhängen möglich.
 E-Mail Management
ELO XC Lösungspaket
AKTION: ELO XC Sonderedition im August
|
