Digitalisieren und Scannen
Das zentrale Thema der Digitalen Archvierung

Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist einer der meistgenannten Gründe für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bzw. Digitaler Archvierung in Unternehmen.

Die Probleme sind überwiegend identisch:

• zu wenig Platz für die Aufbewahrung von Papier
• zu lange Suchzeiten nach Papierdokumenten
• zu hohe Kosten für die Ablage von Papierdokumenten
• zu hohe Kosten für Kopien und Duplikate und deren Ablage

Für die eigene Digitalisierung von Papierdokumenten, insbesondere der Tagespost, werden leistungsfähige Scanner benötigt, um später im Digitalen Archiv qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erhalten. Dies ist besonders wichtig u.a. für die Volltextsuche und automatische Belegverarbeitung.

Bei der Archivierung vorhandener Belege und Altakten ist zu prüfen, ob sich die Digitalisierung in Eigenarbeit wirklich lohnt oder ob nicht ein professioneller Scandienstleister hierfür der richtige Partner ist. Da die Papierbelege im optimalen Fall nach der Digitalisierung überwiegend vernichtet werden sollen, sind hierbei auch die rechtlichen Aspekte zu beachten.