Der Importer importiert und archiviert automatisch Dokumente beliebiger Art aus dem Filesystem in ELO. Die Indexierung der Dokumente kann dabei über den Dateinamen des Dokuments oder mit Hilfe einer Indexdatei (.txt, .xml u.a.) erfolgen.

Dies eignet sich z.B. zum automatischen Import selbst erstellter Dokumente wie z.B. Rechnungen, Office Dokumente, wenn die Indexierung vom externen Programm bereits in einer Indexdatei mitgegeben wird.

Hierdurch können große Dokumentenmengen und beliebige Dateiformate vollautomatisch in ELO importiert und an die richtige Stelle im Archiv abgelegt werden. Die erforderlichen Archivstrukturen werden dabei automatisch mit erstellt.

Beispiel:
Ein Warenwirtschafts- oder ERP-System erzeugt automatisch ein Dokument (z.B. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, usw.), zusätzlich zu diesem Dokument wird eine zweite Datei, die XML Datei erzeugt.



In dieser XML-Datei befinden sich die Indexinformationen. Der Importer wertet die XML-Datei aus und legt das Dokument an der richtigen Stelle im ELO mit der dazugehörigen Indexierung automatisch ab. Das manuelle Erfassen von Indexinformationen entfällt.

Automatischer Import von gescannten Altakten
Besonders bei der Digitalisierung von Altakten durch professionelle Scandienstleister ist der schnelle und zuverlässige Import großer Dokumentenmengen erforderlich. Der Scandienstleister liefert i.d.R. die gescannten Dokumente auf DVD mit Indexdateien, in denen bereits grundlegende Informationen zum Dokument enthalten sind. Diese verwendet der Importer und indexiert alle Dokumente schnell und vollautomatisch.

Erstinitialisierung & Filesystem aufräumen
Bei der Einführung von ELO ist es sinnvoll, bereits vorhandene Dokumente aus dem Filesystem nach ELO zu importieren. Hierfür kann ebenfalls der Importer eingesetzt werden, z.B. durch Analyse und Auslesen von Indexinformationen aus dem Dateinamen bzw. dem Windows Explorer Pfad (z.B. Name der Windows Ordner).