 docufied for DIAMANT /2 /3
Integration und Anbindung an DIAMANT Software
Die docufied for DIAMANT Schnittstelle ist die ideale Ergänzung zur diamant Rechnungswesen Anwendung. Sie ermöglicht eine konfigurierbare Integration von ELO im Rechnungswesen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung) und unterstützt die GDPdU konforme, revisionssichere Archivierung von Belegen (Ein/Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Kassenbelege, Journale, Auswertungen, usw.)
Durch die standardisierte Archiv-Schnittstelle ist eine einfache und direkte Recherche nach archivierten Originalbelegen , die ein "drill-down" von der Auswertung bis auf den Beleg erlauben, möglich.
Mit zusätzlichen Modulen wird die Archivierung von Daten aus der Warenwirtschaft über Outputmanagement-System [COLD] ebenso wie die Archivierung von "steuerlich relevanten" E-Mails (Outlook, Groupwise, Tobit, Lotus Notes) ermöglicht.
Leistungsmerkmale
Die Anzeige des digitalisierten Belegs zur Buchung ist direkt aus Diamant® aufrufbar:
Die eindeutige Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg im Archiv ist über eine eindeutige "interne Buchungsnummer" (z. B. auch Barcodeerkennung) gewährleistet.
Unterstützung bei der Belegverarbeitung
Wahlweise frühes oder spätes Scannen: digitale Eingangsbelege direkt ab Posteingang oder erst nach (Vor-)Erfassung in der Buchhaltung. Die automatisierte Weiterverarbeitung kann direkt nach dem Scanvorgang beginnen. Die Lösung ist ausbaufähig bis hin zur automatisierten Belegerkennung/-verarbeitung mit dem Zusatzmodul ELO DocXtractor.
Unterstützung bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
Im Unternehmen vordefinierte Arbeitsschritte klären Zuständigkeiten, Vertretungsregelungen und Entscheidungsbefugnisse. Eine Ablauf- und Terminüberwachung mit dem ELO Workflow schafft verbesserte Kontrollmöglichkeiten, u. a. zur Einhaltung von Zahlungsfristen. Die Definition von Kriterien für ein Betragslimit über das entschieden werden darf oder die dynamische Zuweisung der zu prüfenden Dokumente anhand der Kostenstelle(n) an den (die) jeweiligen Verantwortlichen ist möglich.
Unterstützung bei der Ablage von Belegen
Die digitalisierten Dokumente werden automatisch mit Indexdaten aus Diamant® verknüpft. Ablagestrukturen im Archiv werden anhand dieser Daten und der unternehmensspezifischen Vorgaben automatisch erzeugt. Ein Serverdienst stellt das automatische Update der Indexdaten und des Archivzieles sicher.
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