 ELO ArchiveLink for Sage
Revisionssichere Archivierung für Sage
für Rechnungswesen und Warenwirtschaft
Der ELO ArchiveLink for Sage ist die professionelle Anbindung von Sage an ELO zur revisionssicheren Archivierung aller relevanten Dokumente und Belege aus dem Bereich Rechnungswesen und Warenwirtschaft.
Alle Dokumente zentrale rechtskonform archiviert
Die Archivierung sowohl der Eingangs- als auch der Ausgangsbelege sowie Kontenblätter, Summen- und Saldenlisten erfolgt revisionssicher in ELO. Bei der Archivierung können zusätzlich logische Kopien (Referenzen) aller zu archivierenden Belege erzeugt werden. Z.B. kann eine Ausgangsrechnung im Aktenschrank "Buchhaltung", Ordner "Debitoren im Jahr 2008", im Register "A-Z" anhand des Debitorennamen erfolgen. Zusätzlich wird der Beleg in der jeweiligen Kundenakte archiviert. Das Dokument ist dabei physikalisch nur einmal in ELO enthalten, kann aber vom Vertriebsmitarbeiter und von der Buchhaltung eingesehen werden, wobei der Vertriebsmitarbeiter nicht auf die übrigen Buchhaltungsdaten zugreifen kann.
Erfassen von Eingangsbelegen mit ELO und Sage
Das Erfassen/Scannen der Rechnungseingangsbelege erfolgt durch den jeweiligen Sachbearbeiter direkt in den Posteingangskorb. Durch eine erweiterte Version der Sage Buchungsmaske erfolgt die Buchung wie bislang gewohnt. Gleichzeitig wird der Beleg anhand des Kreditorennamens vollautomatisch jahresweise im Ordner Rechnungseingang archiviert. Buchung, Verschlagwortung und Archivierung erfolgt in einem Schritt.
Zusätzlich wird der archivierte Beleg mit allen relevanten Feldern der Buchungsmaske verschlagwortet. Damit können auch Mitarbeiter ohne Zugang zum Sage Rechnungswesen gezielt nach Belegen suchen.
Automatische Aktualisierung der Indexierung
Wenn die Buchung vor dem Abschluss noch geändert wird, wird durch eine intelligente Verknüpfung von Buchhaltung und ELO die Verschlagwortung des Belegs in ELO ebenfalls geändert
Automatische Ablage aller Ausgangsbelege
Alle Sage Belegarten wie z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Angebote, Bestellungen, werden gleichzeitig gedruckt und automatisch in ELO zur Ablage bereitgestellt. Mit einem Mausklick werden alle gedruckten Belege auf einmal verschlagwortet und in die passenden ELO Ordner jahresweise abgelegt.
Ausgangsrechnungen können jederzeit auch manuell analog zum Rechnungseingang abgelegt werden. Die Ausgangsrechnungen werden dazu gescannt und mit der modifizierten Sage Buchungsmaske gebucht. Die Ausgangsrechnungen werden dann ebenfalls vollautomatisch jahresweise im Ordner Rechnungsausgang archiviert.
Click & View inklusive
Mit einem Mausklick auf die Belegnummer können Sie sich den passenden Beleg zur Buchung in ELO anzeigen lassen. Dies gilt natürlich sowohl für Belege aus dem Rechnungswesen wie auch aus der Warenwirtschaft von Sage. Über die in ELO integrierte Texterkennung können Sie zusätzlich nach allen Inhalten wie Beträgen, Nummern und Texten in allen archivierten Dokumenten suchen, auch in eingescannten Belegen.
ELO ArchiveLink for Sage ist verfügbar für:
- Sage Office Line
- Sage Classic Line
- Sage HWP-WIN
 Datenblatt ELO ArchiveLINK for Sage
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