E-Mail Management

E-Mail Management

Gesamtkonzept statt Insellösung

Geschäftliche E-Mails beinhalten wichtige Informationen und müssen rechtssicher archiviert werden. Das ist allgemein bekannt. Doch das Aufbewahren im Mail System erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen gemäß GoBD und greift insbesondere hinsichtlich eines ganzheitlichen Informationsmanagements im Unternehmen zu kurz.

Am Markt gibt es zahlreiche E-Mail Archivierungslösungen. Doch warum archivieren Sie z.B. einen Auftrag per E-Mail in einer anderen Software als einen Auftrag per Post? Warum muss ein Anwender in verschiedenen Programmen nach Informationen zu einem Vorgang suchen? Was ist mit Berechtigungen?

Der vermeintliche Vorteil von Einzellösungen wird schnell durch zahlreiche Nachteile aufgehoben:

Nachteile von Insellösungen wie z.B. Mailarchiv:

  • Schnittstellen- und Kompatibilitätsprobleme
  • Jeweils eigene Administration erforderlich
  • Schulungsaufwand
  • Keine zentrale Ablage und zentralen Prozesse
  • Lange Suchzeiten durch mehrere Speicherorte
  • Zugriffs- und Berechtigungsprobleme
  • Lizenzkosten und Wartungsaufwand
  • Viele Systeme für die Mitarbeiter

Die Lösung:
E-Mail Management mit ELO als zentrales ECM-System

Archivieren Sie Ihre E-Mails mit ELO zentral, automatisch und serverbasiert und erfüllen ganz nebenbei auch noch die gesetzlichen Anforderungen.

Die Vorteile von ELO ECM Mail Management:

  • Zentrale, vorgangsbezogene E-Mail Archivierung
  • Integrierte Lösung statt Insellösung
  • Schnelle, zentrale OCR-Volltextsuche über E-Mails, Anhänge und andere Dokumente mit komfortablen Filtermöglichkeiten
  • Revisionssicher
  • Zentraler, berechtigungsabhängiger Zugriff
  • Entlastung und Performance-Steigerung des Mail Servers
  • Verfügbar für MS Exchange und IBM Notes

E-Mails effizient verwalten und kontextbezogen nutzen

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Integration der Informationen aus E-Mails
in Geschäftsprozesse

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Rechtskonforme E-Mail Archivierung/
Einhaltung von Compliance-Richtlinien

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Entlastung des E-Mail Servers
und daraus folgende Kosteneinsparung

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