ELO DocXtractor

Mit dem ELO DocXtractor Invoice
Rechnungen automatisiert und effizient verarbeiten

Der ELO DocXtractor Invoice erkennt vollautomatisch eingehende Rechnungen (Papier, PDF, ZUGFeRD, EDI) mit Hilfe seiner intelligenten, formular-unabhängigen Klassifizierung und übergibt sie infolgedessen an den ELO Workflow zur weiteren Bearbeitung. Das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten in Ihr ERP-System gehört somit der Vergangenheit an.

So funktioniert es in der Praxis:

Der ELO DocXtrator Invoice steuert den Verarbeitungsprozess von eingehenden Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

Frühes Scannen

Sie scannen zur Vorbereitung in Papierform eingehende Rechnungen direkt am Posteingang ein und übergeben die Rechnungen dementsprechend in digitaler Form von der ELO Postbox an den ELO DocXractor Invoice. Er analysiert demzufolge die Dokumente und erkennt Rechnungen folglich anhand festgelegter Erkennungsmerkmale. Für die Buchhaltung benötigte Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum sowie einzelne Rechnungspositionen extrahiert der ELO DocXtractor Invoice dementsprechend. Es erfolgt ein Abgleich mit Daten aus Ihrem ERP-System. Falls Informationen fehlen, werden sie ergänzt bzw. ggf. aktualisiert. Zusätzlich überprüft der ELO DocXtractor Invoice, ob Bestellungen oder Lieferschein-Informationen zu dem jeweiligen Vorgang vorhanden sind.

Vorgangsbezogene Archivierung,
Indexierung und Workflowstart

Die Rechnung wird anschließend vorgangsbezogen in ELO archiviert und indexiert. ELO Workflows leiten anschließend die Rechnung zur weiteren Bearbeitung entsprechend an die zuständigen Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung weiter. Eine Nachbearbeitung eventuell nicht vollständig erkannter Belege erfolgt durch den Benutzer.

In der Finanzbuchhaltung

Die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung erhalten schließlich die Rechnungsinformationen per Workflow. Die Informationen werden dazu im Kontierungsclient übersichtlich zur Freigabe dargestellt.
Nach der Rechnungsfreigabe durch den Mitarbeiter werden dementsprechend alle für die Buchung relevanten Informationen automatisch an Ihr ERP-System übergeben.

Die Vorteile der automatischen Rechnungsverarbeitung auf einen Blick:

  • Senkung von Prozesskosten und Bearbeitungszeiten
    dank standardisierter elektronischer Abläufe
  • Folglich erhebliche Zeiteinsparung durch automatische Rechnungserfassung
  • Demzufolge mehr Skontonutzung durch schnellere Rechnungsbearbeitung
  • Abgleich mit Vorgangsdaten aus Ihrem ERP-System, infolgedessen Qualitätssteigerung der Daten durch automatische Rechnungsprüfung
  • Dokumentation sowie Transparenz der Arbeitsschritte
  • Durch die ausschließliche Bearbeitung der Rechnung in elektronischer Form entfallen zudem Mehrfacherfassungen
  • Durch das frühzeitige Scannen wird der Verlust von Rechnungen ausgeschlossen
  • Kontinuierlich selbstlernendes System
  • Erhebliche Reduzierung von Such-Kosten
  • Rechtskonforme elektronische Archivierung

Die Lösung rechnet sich übrigens schon ab 30 Rechnungen pro Tag.

Gern zeigen wir Ihnen diese Lösung in einer Präsentation


Formularerkennung mit dem ELO DocXtractor Form

Auslesen – Achivieren – Workflow starten – Exportieren

Formulare sind nach wie vor ein großer Bestandteil der Geschäftswelt. Täglich wird in Unternehmen mit den unterschiedlichsten Formularen gearbeitet. Der ELO DocXtractor erkennt Formulare automatisiert, liest die Informationen entsprechend aus und archiviert die Formulare sowie die gewonnenen Informationen anschließend vorgangsbezogen in Ihrem ELO Archiv.

Formulare automatisiert verarbeiten

Sie scannen Ihre Formulare in der ELO Postbox ein und übergeben sie anschließend an den ELO DocXtractor. Er erkennt die Formulare aufgrund des Layouts und vordefinierter Suchfelder und klassifiziert sie entsprechend. Die Formularinformationen werden ausgelesen – ELO archiviert infolgedessen das Formular und auch die ausgelesenen Informationen vorgangsbezogen und indexiert sie. Bei Bedarf wird ein Workflow gestartet, der die ausgelesenen Daten exportiert.

Definierbare Feldtypen (Auszug):

  • Adresse
  • Text
  • Zahlen
  • Ankreuzfelder
  • Unterschriftsfelder
  • Barcode
  • Tabelle
  • Handschriftliches (Druckbuchstaben)

Anwendungsbeispiele:

ELO DocXtractor FORM ist für Formulare jeder Art geeignet

  • Anträge
  • Bestellformulare
  • Umfragen
  • Vertragsformulare (Versicherungen,Handyverträge etc.)
  • Kontoauszüge
  • Lohnabrechnungen

Die Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Effiziente Formularbearbeitung durch automatisierte Formularerkennung und Auslese der
    Formularinformationen
  • Verifikation der Daten: Abgleich von erkannten Daten mit vorhandenen Datenbank-Informationen
  • Schnellere Weiterbearbeitung
  • Höhere Datenqualität
  • Reduzierte Kosten der Formularerfassung
  • Formulartypen frei definierbar

Gern zeigen wir Ihnen diese Lösung in einer Präsentation

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