E-Mail-Archivierung für IBM Notes/Domino

IBM Notes – E-Mail Archivierung

E-Mail-Archivierung für IBM Notes/Domino

E-Mails erobern die Welt – Freiheit fürs Papier

Praktisch, schnell und kostengünstig – E-Mails lösen die papiergebundene Kommunikation per Brief oder Fax mehr und mehr ab. Schon heute fließen etwa 80 Prozent der geschäftlichen Korrespondenz – intern und extern – auf elektronischem Weg. Innerhalb weniger Sekunden werden wichtige Informationen, Angebote, Verträge, Buchungsbelege und Rechnungen ausgetauscht und weitergeleitet.

Die zunehmende Bedeutung von E-Mails
in der Geschäftskommunikation stellt
Unternehmen vor neue Fragen und Herausforderungen.

  • Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
  • Welche rechtlichen Vorschriften sind bei der Verwaltung und Archivierung zu beachten?
  • Wie können die Inhalte mit Projektdokumenten, Vorgängen und Akten verknüpft und schnell wiedergefunden werden?

Die IBM Notes Schnittstelle für ELO ist die Antwort auf alle Fragen. Sie bindet IBM Notes/Domino an ELOprofessional an und ermöglicht eine einfache und sichere Archivierung Ihrer elektronischen Post – ganz ohne Papier. Digitalisiert, signiert und revisionssicher.

Papierlos glücklich:
Digitale E-Mail Archivierung für IBM Notes/Domino

Ganzheitlich denken, strukturiert handeln. Die Schnittstelle macht Ihnen den Weg zum papierlosen Archiv leicht. Als Schnittstelle zwischen Ihrer zentralen E-Mail-Plattform und ELOprofessional unterstützt es Sie bei der übersichtlichen Verwaltung und rechtssicheren Archivierung Ihrer E-Mails – direkt aus IBM Notes. Ihr Vorteil: Sie sparen Platz, Zeit, Geld und Papier.

Flexible Konfiguration, praktischer Mehrwert:

Die IBM Notes Schnittstelle für ELO organisiert Ihren gesamten E-Mail-Verkehr genau so wie Sie es brauchen. Mit dem intelligenten System kann die Ablage sowohl automatisch über einen Dominoserver als auch manuell über einen IBM-Notes-Client gestartet werden.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Ablage in ELOprofessional automatisch erfolgen zu lassen oder jedes Mal manuell zu wählen. Dieses kann userabhängig angepasst werden.

Einfach, sicher, zuverlässig:
E-Mail-Archivierung mit System

Dateianhänge können als ein Dokument zusammen mit der E-Mail abgelegt oder auch getrennt mit archiviert werden, um so zum Beispiel in einer Word-Datei gleich weiterbearbeitet oder auch von der Ablage ausgeschlossen zu werden. Ausgereifte und komfortable Suchfunktionen von ELOprofessional ermöglichen jederzeit einen schnellen Datenzugriff.

Ist eine E-Mail im Archiv abgelegt worden, kann sie wie jedes andere Dokument auch verwaltet und erneut in IBM Notes angezeigt und weiterverwendet werden (weiterleiten, antworten etc.). Die Archivierung erfolgt revisionssicher und erfüllt alle Anforderungen gemäß der GoBD Verordnung. Sämtliche E-Mails werden digital signiert und mit einem Zeitstempel versehen. Ein Zugriff auf die Daten ist erst nach vorheriger Authentifizierung möglich.

Die Vorteile der E-Mail Archivierung für Ihr Unternehmen:

  • Ordnung und Übersicht leicht gemacht: automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
  • Schnelle Ablage per Mausklick: intelligente Zuordnung nach Vorgangs-, Kunden- oder Projektprozessen
    Voller und geordneter Durchblick: schneller Datenzugriff durch Volltextsuche in E-Mail-Texten und -Anhängen
  • Sichere und zuverlässige Verwaltung: Definierte Zugriffsrechte erfüllen rechtliche Anforderungen (z. B. GoBD und schützen vor Manipulation und Datenverlusten
  • Effiziente Lösung mit Sparpotenzial: Digitale Datenspeicherung erhöht die Performance der E-Mail-Server und senkt Papier-, Handling- und Druckkosten

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