Sage

ELO ArchiveLink for Sage

Revisionssichere Archivierung
für Rechnungswesen und Warenwirtschaft

ELO ArchiveLink for Sage ist die professionelle Anbindung an ELO zur revisionssicheren Archivierung aller relevanten Dokumente und Belege aus dem Bereich Rechnungswesen und Warenwirtschaft.

Alle Dokumente zentrale rechtskonform archiviert

Die Archivierung sowohl der Eingangs- als auch der Ausgangsbelege sowie Kontenblätter, Summen- und Saldenlisten erfolgt revisionssicher in ELO. Bei der Archivierung können zusätzlich logische Kopien (Referenzen) aller zu archivierenden Belege erzeugt werden. Z.B. kann eine Ausgangsrechnung im Aktenschrank „Buchhaltung“, Ordner „Debitoren im Jahr xxxx, im Register „A-Z“ anhand des Debitorennamen erfolgen. ELO archiviert den Beleg zusätzlich wird der Beleg in der jeweiligen Kundenakte. Das Dokument ist dabei physikalisch nur einmal in ELO enthalten, ist aber vom Vertriebsmitarbeiter und von der Buchhaltung einsehbar. Der Vertriebsmitarbeiter kann nicht auf die übrigen Buchhaltungsdaten zugreifen.

Erfassen von Eingangsbelegen

Das Erfassen/Scannen der Rechnungseingangsbelege geschieht durch den jeweiligen Sachbearbeiter direkt in den Posteingangskorb. Durch eine erweiterte Version der Buchungsmaske erfolgt die Buchung wie bislang gewohnt. ELO archiviert gleichzeitig den Beleg anhand des Kreditorennamens vollautomatisch jahresweise im Ordner Rechnungseingang. Buchung, Verschlagwortung und Archivierung erfolgen in einem Schritt.

Zusätzlich verschlagwortet ELO den archivierten Beleg mit allen relevanten Feldern der Buchungsmaske. Damit können auch Mitarbeiter ohne Zugang zum Sage Rechnungswesen gezielt nach Belegen suchen.

Automatische Aktualisierung der Indexierung

Ändert man die Buchung vor dem Abschluss noch einmal, wird durch eine intelligente Verknüpfung von Buchhaltung und ELO die Verschlagwortung des Belegs in ELO ebenfalls geändert.

Automatische Ablage aller Ausgangsbelege

Alle Sage Belegarten wie z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Angebote, Bestellungen, werden gleichzeitig gedruckt und automatisch in ELO zur Ablage bereitgestellt. ELO verschlagwortet gedruckten Belege auf einmal mit einem Mausklick und legt sie in die passenden ELO Ordner jahresweise ab.

Ausgangsrechnungen können jederzeit auch manuell analog zum Rechnungseingang abgelegt werden. Sie werden dazu gescannt und mit der modifizierten Sage Buchungsmaske gebucht. ELO archiviert die Ausgangsrechnungen ebenfalls vollautomatisch jahresweise im Ordner Rechnungsausgang.

Click & View inklusive

Mit einem Mausklick auf die Belegnummer können Sie sich den passenden Beleg zur Buchung in ELO anzeigen lassen. Dies gilt natürlich sowohl für Belege aus dem Rechnungswesen wie auch aus der Warenwirtschaft von Sage. Über die ELO OCR-Texterkennung können zusätzlich nach allen Inhalten wie Beträgen, Nummern und Texten in allen archivierten Dokumenten suchen, auch in eingescannten Belegen.

ELO ArchiveLink ist verfügbar für:

• Office Line
• Classic Line
• HWP-WIN

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