Vom Dokumentenmanagement zum modernen Informationsmanagement
Stetig wachsende Papierberge und Dokumentenarchive sowie der immer weiter zunehmende Fluss an Daten und Informationen machen den Einsatz einer digitalen Lösung zur Dokumentenverwaltung in Unternehmen heutzutage unverzichtbar. Softwaresysteme für Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) oder auch Enterprise-Information-Management (EIM) schaffen hier Abhilfe. Doch worin unterscheiden sich diese Systeme – oder stehen diese Bezeichnungen am Ende für ein und dasselbe?
Mit digitalem Dokumentenmanagement zu mehr Effizienz
Zahlreiche Unternehmen haben die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements bereits erkannt. Laut Digital Office Index 2022 des Branchenverbands bitkom hat schon mehr als die Hälfte aller deutschen Unternehmen den Papiereingang digitalisiert. Doch damit nicht genug: Über 40 Prozent setzen auf digitale Lösungen im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement. Und etwa die Hälfte der Unternehmen nutzt digitale Lösungen bereits zur automatisierten Vorgangssteuerung. Der Nutzen digitaler Dokumentenmanagement-Systeme ist also unbestritten.
DMS, ECM und EIM – gibt es da einen Unterschied?
Rund um die digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen im Unternehmenskontext kursiert eine Vielzahl an Begrifflichkeiten zur Bezeichnung entsprechender Softwaresysteme. Hier eine Auswahl der wichtigsten Begriffe und Abkürzungen:
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Unter diesem Begriff versteht man in der Regel ein IT-System zur Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Dokumente. In dieser Definition geht ein Dokumentenmanagement-System über die elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus, denn es lassen sich damit auch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital steuern.
Enterprise-Content-Management (ECM)
Der Begriff des Enterprise-Content-Managements (ECM) geht über den DMS-Begriff hinaus, indem er sämtliche relevanten Daten und Informationen eines Unternehmens – also nicht nur Dokumente im klassischen Sinne – umfasst. In einem ECM-System können also sowohl Dokumente als auch andere Daten und Informationen digital gespeichert, verwaltet und weiterverarbeitet werden.
Enterprise-Information-Management (EIM)
Nachdem bereits die ECM-Definition die digitale Verwaltung unterschiedlicher Daten und Informationen einschließt, wurde mit dem Begriff des Enterprise-Information-Managements (EIM) eine erweiterte Definition der digitalen Informationsverarbeitung geschaffen. Diese soll den umfassenden Möglichkeiten Rechnung tragen, die solche Softwaresysteme heute bieten.
Und was ist mit CMS und WCM?
Neben den genannten gibt es eine Vielzahl weiterer IT-Systeme, die ebenfalls zur digitalen Verwaltung von Inhalten genutzt und nicht selten mit Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen verwechselt werden. Dazu zählen Web-Content-Management-Systeme (WCM) oder allgemein Content-Management-Systeme (CMS), die oftmals der digitalen Verwaltung kleinerer Informationseinheiten dienen, zum Beispiel zur Erstellung von Webseiten oder anderer Medienarten.
Erfassen und Scannen
Grundlage für digitales Dokumentenmanagement ist das Scannen von Papierdokumenten bzw. das Erfassen bereits in elektronischer Form vorliegender Dokumente. Mit Hilfe softwarebasierter Zeichen- und Texterkennungssysteme (OCR) werden die Informationen auf einem Dokument digital nutzbar gemacht.
Informationsverarbeitung
Nach der Erfassung der Informationen muss ein Dokument korrekt klassifiziert werden, damit man es leicht wiederfindet. Anhand verschiedener Kriterien (Erstellungsdatum, Autor, Referenz, Textinhalt, Geschäftsdaten usw.) wird jedes Dokument genau beschrieben, mit den entsprechenden Zusatzinformationen versehen und an der richtigen Stelle im DMS abgelegt.
Sichere Datenablage
Die Ablage eines Dokuments im Dokumentenmanagement-System erfolgt gemäß unternehmensinterner Compliance-Richtlinien sowie im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Datensicherheit (GoBD) sowie an den Datenschutz (EU-DSGVO).
Zugriffssteuerung
Über Zugriffskontrollen und ein ausgefeiltes Berechtigungssystem wird die Sicherheit der im Dokumentenmanagement-System abgelegten Dokumente zusätzlich erhöht. Steuern lassen sich die Zugriffe für einzelne Funktionen, Dokumente oder ganze Bereiche des DMS.
Prozessautomatisierung
Die Automatisierung von Unternehmensprozessen auf der Grundlage geschäftsrelevanter Dokumente bietet einen entscheidenden Mehrwert moderner DMS-Lösungen. Von der automatisierten Rechnungsverarbeitung über die Digitalisierung von Personalprozessen bis hin zum digitalen Vertragsmanagement können Unternehmen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ganzheitlich profitieren.
Ein guter Start in die digitale Zukunft
Die staatliche italienische Fondsgesellschaft FONDIR hat mit einem DMS ihr gesamtes Papierarchiv abgelöst und macht damit mehr Platz in ihren Büroräumlichkeiten im Herzen von Rom.
Doch damit nicht genug: Mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System finden die Mitarbeiter wichtige Dokumente und Informationen viel schneller und können jederzeit flexibel und ortsunabhängig zusammenarbeiten – eine gute Basis für den nächsten Schritt in die digitale Zukunft.
Enterprise-Content-Management-Systeme können mehr
Auf der Grundlage im DMS gespeicherter Dokumente lassen sich Geschäftsprozesse digital steuern – von der Rechnungsfreigabe in der Buchhaltung bis zur digitalen Personalverwaltung. Basis für all diese Prozesse sind immer Dokumente, wie Rechnungen, Verträge, Personalakten und vieles mehr. Rund um diese Dokumente sind die Möglichkeiten heute jedoch so vielfältig wie die unterschiedlichen Dokumentenarten selbst. Man unterhält sich mit Kollegen über ein Dokument, möchte Dokumente weiterleiten, freigeben, überarbeiten und vieles mehr.
Systeme für Enterprise-Content-Management bieten maßgeschneiderte Softwarelösungen an – diese gehen weit über das reine Verwalten von Dokumenten hinaus. Im Wesentlichen geht es um wichtige Informationen, die sowohl sicher aufbewahrt als auch für den geschäftlichen Erfolg genutzt werden sollen. Ein genau solches System ist die ELO ECM Suite.
